Privacybeleid

Laatst gewijzigd op 17 augustus 2018

Wanneer is onze privacybeleid van toepassing?

Onze privacyverklaring is van toepassing op elke verwerking van persoonsgegevens van onze (potentiële) klanten en gebruikers van onze shop. Met persoonsgegevens bedoelen we informatie die direct of indirect te herleiden is naar een individu, zonder dat de naam van dat individu bekend hoeft te zijn. Denk aan klantnummer, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer, cookie ID’s en financiële data (zie onze privacyverklaring voor de volledige lijst).

Hierna worden alle persoonsgegevens en andere gegevens gezamenlijk ook aangeduid als gegevens.

We vinden het belangrijk dat onze dienstverlening betrouwbaar en transparant is. We gaan dan ook discreet en zorgvuldig om met je persoonsgegevens en we zorgen ervoor dat elke verwerking van je gegevens voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Het is mogelijk dat wij onze privacyverklaring aanpassen als nieuwe ontwikkelingen daar om vragen. Je kunt op deze pagina altijd de laatste versie downloaden om op de hoogte te blijven van wijzigingen.

Wie verwerkt je gegevens en wie beschermt ze?

Voor de verwerking van je gegevens is vapegirl verantwoordelijk. Dat wil zeggen dat vapegirl vaststelt hoe en welke gegevens van je worden verwerkt, voor welke doeleinden en hoe lang. Wij verwerken je gegevens niet zonder reden en alleen als we die nodig hebben voor een of meer specifieke doeleinden. We zullen je gegevens nooit aan derden verkopen.

Welke gegevens verwerken wij en waar gebruiken we ze voor?

Bezoek en gebruik van de shop
Als je onze shop bezoekt verwerken we gegevens van je. Denk aan je IPadres, maar ook aan je klik- en koopgedrag, zodat we je persoonlijker en relevanter van dienst kunnen zijn. Met behulp van cookies kunnen we onder andere zien welke onderdelen van de website je hebt bekeken.

Het is mogelijk dat we de gegevens over je gebruik en bezoek van onze shop koppelen aan gegevens uit je Mijn account. Dit zijn de gegevens die we dan onder andere verwerken:

  • IP-adres van je devices (bijvoorbeeld computer, tablet of mobiele telefoon) en cookie-ID’s
  • Bezochte webpagina’s, pagina’s en duur van bezoek of sessie
  • Welke internetbrowser je gebruikt, bijvoorbeeld Safari of Google Chrome
  • Klikgedrag en bekeken pagina’s, denk aan zoekopdrachten, welke artikelen je hebt bekeken, op welke artikelen je hebt geklikt en wat je aanklikt tijdens het bestellen
  • Transactiegegevens
  • Voorkeuren of interesses

Account aanmaken en beheren

Om een bestelling bij vapegirl te kunnen plaatsen moet je eerst een account aanmaken op onze website of en anders gaat dit automatisch bij een nieuwe bestelling. Daarna kun je inloggen op je account en je account beheren. Voor het aanmaken van een Mijn account en het gebruik van je account verwerken we noodzakelijke gegevens van jou.

Aanmaken van je account We verwerken je voornaam, voorletter(s), achternaam, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, adres en wachtwoord.
Gebruik van je account Als je je account actief gebruikt, kunnen we naast je persoonlijke gegevens ook andere gegevens opslaan. Dit is afhankelijk van hoe je onze shop gebruikt. Denk aan:

  • Besteldata
  • Bestelnummers/ordernummers
  • Details van je bestellingen, zoals aantal bestellingen, bedragen, (type) artikelen, artikelnummers, aantal, kleur en prijs
  • Bezorgdata- en tijden
  • Bezorgkosten
  • Overzicht betalingen
  • E-mailadres
  • Je betaal voorkeuren
  • Jouw bezorgvoorkeuren

Artikelen kopen en laten bezorgen

De artikelen die je in onze shop koopt laat je thuisbezorgen of bezorgen bij een afhaalpunt. Tijdens het bestellen verwerken we verschillende gegevens, zoals je gekozen betaalmethode en gegevens om je bestelling te volgen.

Vanaf het moment dat je artikelen in onze shop bestelt en deze wilt laten thuisbezorgen verwerken we de volgende gegevens:

  • Wat je bestelt (o.a. aantal, soort artikelen, BTW en bezorgkosten)
  • Transactiegegevens (manier van betalen, je rekeningnummer en betaalgegevens)
  • Bezorgwijze
  • Naam, adres, woonplaats
  • Gegevens om je bestelling te volgen
  • Eventuele retourcodes die je hebt ingewisseld in de kassa
  • Eventuele instructies die je ons geeft voor de bezorging
  • Overige accountgegevens indien nodig
  • Informatie over de acceptatie van je bestelling

Vragen, klachten, reparaties en garanties

Als je een vraag stelt of een klacht indient over een artikel, een verzoek indient voor reparatie, een beroep doet op je garantie of om een andere reden contact opneemt met de klantenservice, is het noodzakelijk om bepaalde gegevens te verwerken en te bewaren.

Om je van dienst te kunnen zijn nemen we je vraag, klacht of verzoek om reparatie op in onze klantenservice database. Afhankelijk van de vraag, klacht, reparatie of de garantie waar je een beroep op doet verwerken we je naam, adres, woonplaats, geslacht, e-mailadres, klantnummer en/of telefoonnummer. We verwerken ook gegevens over je bestellingen; dit in verband met garanties. We bewaren informatie van vragen/klachten over bestellingen en facturen net zo lang als bestellingen en factuurgegevens.

Sociale media

Als je via sociale media communiceert met vapegirl, bijvoorbeeld als je commentaar plaatst, media uploadt, een bericht verzendt, een artikel van onze website deelt of op een like knop klikt, kunnen we gegevens zoals je (gebruikers)naam, woonplaats, e-mailadres en geslacht ontvangen.

Stel je een vraag via sociale media? Dan slaan we de gegevens die we ontvangen op bij de gegevens die we al van je hebben. Dit doen we om zo goed mogelijk op je vraag of opmerking te kunnen reageren en je later persoonlijker van dienst te kunnen zijn.

Welke gegevens verwerken derden van jou?

Voor het uitvoeren van diensten, het bezorgen van artikelen en overige activiteiten, krijgen we hulp van derden. Voor zover deze derden jouw gegevens verwerken in opdracht van vapegirl, doen ze dat als verwerker. Alle afspraken over onder andere beveiliging, geheimhouding en jouw rechten zijn opgenomen in de verwerkingsovereenkomsten die we met deze derde partijen hebben gesloten.

We werken samen met derde partijen die ons helpen met de volgende diensten:

  • Logistieke en operationele doeleinden: denk aan postverwerkers, pakketbezorgers en partijen die ons helpen met het versturen van e-mails.
  • Diensten in een distributiecentrum: denk aan partijen die pakketten sorteren.
  • Marketingdiensten voor het personaliseren van onze shop en het tonen van relevante producten op onze website. Wij gebruiken hier software voor, bijvoorbeeld van Google.
  • Analysediensten voor het analyseren van gegevens over je bezoek aan en gebruik van onze shop. We gebruiken hier software voor, zoals Google Analytics.
  • IT-diensten voor onderhoud en beheer van onze systemen en opslag van gegevens.
  • Het afhandelen van vragen, klachten, reparaties en garanties in samenwerking met externe callcenters en soms onze leveranciers. Gegevens over vragen, klachten, reparaties en garanties worden door deze externe callcenters verwerkt.
  • Partijen die artikelen repareren
  • Het samenwerken met toezichthouders, fiscale autoriteiten en opsporingsinstanties, zoals politie en openbaar ministerie. Alleen als we het wettelijk verplicht zijn verstrekken we gegevens aan deze partijen.

Hoe beveiligen wij je gegevens?

Jouw privacy is belangrijk, dus we nemen de beveiliging van je gegevens heel serieus. We hebben verschillende maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn en blijven. Bij de beveiliging van je gegevens houden we rekening met de eventuele verwerkingsrisico’s van je gegevens: bijvoorbeeld wanneer deze verloren gaan of onrechtmatig worden gebruikt. Hieronder zetten we een aantal van onze beveiligingsmaatregelen voor je op een rij.

We zorgen ervoor dat je account beveiligd is en dat niemand van buiten of binnen kan inloggen en zo bij je gegevens kan komen. Onder andere je wachtwoord wordt versleuteld bij ons opgeslagen.

  • We voorzien onze website regelmatig van automatische veiligheidsscans.
  • Communicatie via de website, e-mail vindt versleuteld en veilig plaats.
  • We houden continu in de gaten of er (stiekem) inbraakpogingen worden ondernomen. Wij repareren kwetsbaarheden en nemen maatregelen bij inbraak.
  • We gebruiken de laatste technologieën en software.
  • We hebben veel systemen die met elkaar communiceren. We zorgen ervoor dat we gegevens veilig en gecontroleerd van het ene naar het andere systeem sturen.
  • Wij beschermen onze systemen tegen malware, virussen, cryptoware en hacking software.
  • Alleen medewerkers van vapegirl die toegang tot je gegevens nodig hebben om hun werk te kunnen doen, kunnen bij je gegevens.
  • We loggen pogingen tot inbraak en het gebruik van je gegevens door onze medewerkers, zodat we kunnen bijhouden wat er gebeurt.
  • Derde partijen die toegang nodig hebben tot je gegevens zijn verplicht om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen en hun medewerkers tot geheimhouding te verplichten. Beveiligingsincident/datalek.

Beveiligingsincident/datalek

Wanneer er sprake is van een beveiligingsincident, denk aan diefstal van een laptop of een hack in onze systemen, reageren wij hier direct op. We onderzoeken of het om een beveiligingslek (zwakke plek in onze beveiliging) of een datalek (verlies of onrechtmatige verwerking van je gegevens) gaat. Wij zullen beveiligings- en datalekken zo snel mogelijk dichten. Bij een datalek schakelen we binnen 72 uur de Autoriteit Persoonsgegevens in, tenzij het onwaarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor je privacy. Gaat het om een datalek met een hoog risico voor je privacy (bijvoorbeeld als er veel of gevoelige gegevens zijn gelekt)? Dan zijn we verplicht het lek ook aan jou te melden. Heb jij een beveiligingsincident of datalek gevonden op vapegirl, neem dan direct contact op met de klantenservice.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

In het algemeen bewaren wij je gegevens niet langer dan nodig is voor het doeleinde waarvoor we je gegevens hebben verzameld. Hierna verwijderen of anonimiseren we deze gegevens. Anonimiseren betekent dat we ervoor zorgen dat gegevens niet meer naar jou te herleiden zijn. Soms hebben we bepaalde gegevens toch nog langer nodig voor een ander doeleinde. Als dat het geval is, hebben wij daarvoor een grondslag en zullen wij ervoor zorgen dat deze gegevens alleen nog toegankelijk zijn voor dat doeleinde. Daarna zullen we natuurlijk alsnog je gegevens anonimiseren of verwijderen.

Welke rechten heb je als klant?

Je hebt als klant bepaalde rechten als het gaat om de verwerking van je gegevens door vapegirl. In Mijn account kun je het meeste zelf regelen. Je kunt je gegevens inzien, wijzigen of downloaden. Ook kun je hier je voorkeuren doorgeven, zoals het wel of niet ontvangen van e-mails over onze artikelen en/of aanbiedingen. Maar je hebt bijvoorbeeld ook recht op verwijdering van gegevens en recht op overdraagbaarheid van je gegevens. Hieronder zetten we jouw rechten op een rij.

  • Recht op informatie
    We zijn verplicht om je te informeren over wie wij zijn, welke gegevens we van je verwerken, hoelang we gegevens bewaren en voor welke doeleinden, op basis van welke grondslagen we dit doen en aan wie we je gegevens verstrekken. Deze informatie vind je allemaal in onze privacyverklaring.
  • Recht op inzage
    Je hebt het recht om in te zien of vapegirl gegevens van jou verwerkt, en zo ja, welke gegevens, wat de doeleinden zijn van de verwerking, aan welke partijen je gegevens worden verstrekt, hoelang deze gegevens worden bewaard en wat de herkomst is van je gegevens (als je deze niet zelf hebt aangeleverd). Je hoeft geen reden te geven voor het inzien van deze informatie.
  • Recht op rectificatie
    In Mijn account kun je veel gegevens zelf wijzigen. Hebben wij onvolledige of onjuiste gegevens van jou die je niet zelf kunt aanpassen? Stuur dan een aanvullende verklaring naar vapegirl. Recht op verwijdering van gegevens/recht om vergeten te worden Je kunt bij ons een verzoek indienen om je gegevens te verwijderen. Wij zijn dan verplicht om je gegevens zonder onredelijke vertraging te wissen. We kunnen of mogen niet altijd al je gegevens verwijderen. Soms is de verwerking namelijk bijvoorbeeld nog nodig voor het nakomen van wettelijke verplichtingen.
  • Recht op beperking van de verwerking
    Je hebt het recht om de verwerking van je gegevens te laten beperken in de volgende gevallen:

    • Je bent het niet eens met de juistheid van de gegevens
    • De verwerking is onrechtmatig en jij wilt dat het gebruik van je gegevens wordt beperkt
  • Recht op overdraagbaarheid van je gegevens
    Je kunt bij ons een verzoek indienen om je gegevens te ontvangen. Wij zullen dan de gegevens die we van jou hebben en die je zelf hebt aangeleverd, voor je bundelen. Deze gegevens kun je vervolgens opslaan voor persoonlijk gebruik.
  • Recht van bezwaar
    Als klant heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens. Je kunt bijvoorbeeld bezwaar maken tegen verwerking van je gegevens voor direct marketing.

Maken wij gebruik van cookies?

Ja, wij gebruiken verschillende soorten cookies en vergelijkbare technieken. Deze zijn onder andere nodig om onze shop goed te laten werken en gebruiksvriendelijker te maken voor jou. Je leest meer over alle cookies die we gebruiken en waarom we ze gebruiken in onze cookieverklaring.

Wil je geen cookies? Je kunt altijd je instellingen aanpassen of zelf cookies verwijderen. In onze cookie verklaring leggen we je precies uit hoe je dit regelt. Goed om te weten: als je cookies uitschakelt werkt onze shop mogelijk minder goed.

Contact

Bellen

Bel ons op werkdagen tussen 9:00 – 21:00 tegen lokaal tarief.

Chatten

Chat live met onze klantenservice via Facebook Messenger.

E-mail

Stuur onze klantenservice een e-mail via een online formulier.